Wszystko, czego potrzebujesz do zarządzania projektem Horyzont 2020

Pisanie wniosków do projektów unijnych to skomplikowane i wymagające zajęcie. Wymaga dużo czasu, krytycznego spojrzenia i oczywiście wiedzy na temat proponowanego tematu. Ale co najważniejsze, wymaga dobrego, jeśli nie doskonałego planu zarządzania całym projektem. Zarządzanie projektem realizowanym w ramach programu Horyzont 2020 nie jest łatwe. Jeśli nigdy wcześniej tego nie robiłeś, to pierwszą rzeczą, jaką będziesz chciał zrobić, będzie zbadanie, jak podjąć najprostsze kroki. To oczywiście dopiero początek.

Jest to niezwykle ważne dla Ciebie, aby upewnić się, że będziesz korzystać z pomocy profesjonalisty na polu oczywiście. Jednakże, na początek, istnieją pewne konkretne kroki, które każdy projekt Horyzont 2020 musi mieć:

• Postępuj zgodnie z tekstem zaproszenia, uważnie podczas opracowywania projektu

Projekt, który został starannie opracowany, ma większe szanse na sukces. Przeanalizuj wszystko zgodnie z tekstem zaproszenia. Nie pomijaj żadnych szczegółów.

• Silne konsorcjum

Ekspertyza odgrywa bardzo ważną rolę w projekcie Horizon. Potrzebujesz silnego konsorcjum z doświadczeniem w swojej dziedzinie. To najprawdopodobniej poprowadzi projekt na właściwą ścieżkę. Ścieżkę sukcesu.

• Poświęć czas na zarządzanie projektem

Podczas pisania wniosku pamiętaj, że zarządzanie projektem wymaga dużo czasu, aby zostało dokładnie wyjaśnione. I oczywiście, cały ten czas musisz poświęcić również na zarządzanie projektem. Czas jest w tym przypadku wszystkim.

• Skup się na ludziach, nie na narzędziach

Podczas realizacji projektu będziesz korzystał zarówno z ludzi, struktur narzędzi, jak i wszystkiego, co sprawi, że projekt będzie działał. Zawsze skupiaj się najpierw na ludziach i na tym, co mogą zaoferować. Projekt pracuje dla ludzi, a nie dla maszyn i narzędzi.

• Zaufanie kluczem

Doskonałe projekty charakteryzują się wysokim poziomem zaufania pomiędzy partnerami na koniec projektu. Ponieważ wielu partnerów konsorcjum może być dla siebie nowymi osobami na początku projektu (patrz punkt 2), istotne jest, aby inwestować w budowanie i utrzymywanie zaufania przez cały czas trwania projektu. W tym celu kluczowa jest częsta komunikacja w ramach konsorcjum, niezależnie od sposobu komunikacji.

• Nawiąż dobre relacje robocze z urzędnikiem ds. projektów

Nasze dane wyraźnie pokazują, że poprawia to również jakość projektu 6PR lub 7PR. Komunikuj się proaktywnie z urzędnikiem ds. projektów Komisji Europejskiej na temat istotnych aspektów Twojego projektu, takich jak oczekiwane odchylenia w wynikach projektu czy skład konsorcjum. Zainwestuj w dobre relacje robocze i informuj urzędnika ds. projektów z dużym wyprzedzeniem i w sposób nieformalny, zamiast czekać na formalne okresy sprawozdawcze. Pozwala to na bardziej elastyczne i dostosowane do potrzeb podejście, przy mniejszym obciążeniu administracyjnym zarówno dla konsorcjum, jak i dla oficera projektu.

• Przygotuj się na zmiany w konsorcjum

Większość konsorcjów programu Horyzont 2020 zmienia się w trakcie realizacji projektu. Bądź gotowy na takie zmiany, aby nie wpłynęły one negatywnie na zarządzanie projektem.

• Umowy dotyczące własności intelektualnej (IP) powinny zaspokajać potrzeby wszystkich partnerów

Kwestie własności intelektualnej są głównym czynnikiem decydującym o powodzeniu projektu i często są powodem, dla którego partnerzy opuszczają konsorcjum. Należy pamiętać, że różne organizacje (np. instytucje badawcze i przedsiębiorstwa) mogą mieć bardzo różne interesy związane z IP. Wytyczne dotyczące własności intelektualnej w programie Horyzont 2020 są wiodące. Należy jednak pamiętać, że mogą one nie zawsze być zgodne z konkretnymi interesami każdego z partnerów. Umowy IP na wysokim poziomie są zazwyczaj niewystarczające do zarządzania kwestiami własności intelektualnej na etapie realizacji projektu. Dlatego zaleca się uzgodnienie z działami prawnymi wszystkich partnerów konsorcjum zarysu strategii w zakresie własności intelektualnej już na wczesnym etapie procesu składania wniosku o dofinansowanie. Szczegółowa strategia IP, która jest dostosowana do każdego partnera konsorcjum i możliwa do zaakceptowania przez niego, powinna zostać włączona do umowy o dofinansowanie Komisji Europejskiej.

• Uwzględnienie wystarczającej wiedzy specjalistycznej w zakresie zarządzania finansami

Chociaż zasady finansowe zostały uproszczone w programie Horyzont 2020, zarządzanie finansowe projektami jest nadal skomplikowane i często niedoceniane przez Koordynatorów Projektu. Jeśli Koordynator Projektu nie posiada wymaganego doświadczenia, rozsądnie jest włączyć do współpracy instytucjonalne działy finansowe lub zewnętrzną wyspecjalizowaną stronę.

• Należy pamiętać o różnicach kulturowych

Międzynarodowe konsorcja wnoszą do projektów umiejętności wywodzące się z różnych tradycji badawczych i kulturowych. Prowadzi to do różnorodnych i cennych spostrzeżeń. Dlatego warto dostrzegać różnice kulturowe i rozumieć, w jaki sposób mogą się one wzajemnie uzupełniać, aby posuwać projekt do przodu, zamiast stawać się barierą.

Oto kilka bardzo ważnych wskazówek, które należy uwzględnić w zarządzaniu projektem w ramach programu Horyzont 2020. Jeśli jest to Twój pierwszy raz, kiedy wdrażasz taki projekt, poproś o pomoc profesjonalistów w dziedzinie zarządzania projektami. Znajdź odpowiednią organizację, która będzie w stanie Ci pomóc, a być może znajdziesz również świetnego partnera, który dołączy do Twojego konsorcjum.