Jak realizować projekt unijny - zmiany w projekcie i ważne terminy

Gdy mówimy o wniosku o dotację, wskazane jest, abyśmy pamiętali o tym, że jest on czymś więcej niż tylko narzędziem wykorzystywanym, aby walczyć o wsparcie z UE. Znacznie lepiej postrzegać go zatem w kategoriach planu działania zwłaszcza, że firma będzie musiała go przestrzegać przez co najmniej kilka lat.

Konieczne jest zatem zrealizowanie wszystkich przewidzianych w nim inwestycji, a jeśli dokument przewiduje też inne efekty takie, jak choćby wzrost zatrudnienia, również z nich należy się wywiązać. Nietrudno się jednak domyślić, że już na etapie realizacji projektu może dojść do sytuacji, które trudno przewidzieć. Oczywiście, można w nim wprowadzić zmiany, za każdym razem wiąże się to jednak z obowiązkiem zachowania procedur, a to wymaga czasu. O wszystkich modyfikacjach należy też informować z wyprzedzeniem instytucję, która udzieliła dofinansowania.

Nietrudno się domyślić, że ze wspomnianymi modyfikacjami najczęściej mamy do czynienia wówczas, gdy chcemy dokonać korekty budżetu. Bezproblemowe jest przy tym dokonywanie oszczędności i w tym wypadku nie musimy nawet informować o tym zamiarze instytucji, która zdecydowała się na udzielenie nam wsparcia. Również w tym przypadku duże znaczenie mają jednak limity, które zostały określone w dokumentacji odnoszącej się do poszczególnych kategorii wydatków. Wielokrotnie mamy też do czynienia z sytuacją, w której beneficjent zastanawia się nad możliwością przesunięcia oszczędności na inne wydatki, często już na etapie realizacji projektu okazuje się bowiem, że są one zdecydowanie wyższe niż początkowo zakładano.

Co ciekawe, w takiej sytuacji nie można mówić wcale o jednolitej zasadzie, zawsze warto więc zapoznać się z warunkami odnoszącymi się do dotacji, która została nam przyznana. Jedno jest jednak pewne – nie ma szans na zmianę, która zakłada zwiększenie kwoty dofinansowania. Jeśli nie udało nam się właściwie oszacować koszty lub mamy do czynienia z nagłym wzrostem cen planowanych zakupów, to my jako przedsiębiorcy ponosimy tego konsekwencje.

Bardzo ważną częścią składową projektów jest ich zakres rzeczowy określany, przy pewnym uproszczeniu, jako lista zakupów. Tu możliwe jest wprowadzenie korekty, warto mieć jednak świadomość tego, że nie mamy wcale do czynienia z prostym zadaniem. Zmiana wymaga udzielonej w formie pisemnej zgody instytucji, która udzieliła nam dotacji, każdorazowo konieczne jest przy tym przygotowanie aneksu do umowy. Co więcej, zmiana taka jest możliwa do przeprowadzenia jedynie w wyjątkowych przypadkach. Nie obejdzie się też bez testu zgodności, który sprawdzi, czy zaproponowane nowe wydatki są zgodne z kryteriami, w oparciu o które wybierano wnioski do dofinansowania.

Jeśli więc projekt stanie się przez to mniej atrakcyjny z punktu widzenia zasad konkursu, w którym brał udział – nie ma szans na uzyskanie zgody. Mówiąc o realizacji dotowanego projektu nie można nie wspomnieć o znaczeniu, jakie mają dla przedsiębiorcy terminy odnoszące się tak do jego rozpoczęcia i zakończenia, jak i trwałości. Ich niedotrzymanie każdorazowo wiąże się z poważnymi konsekwencjami. O formalnym starcie projektu mówi się w momencie, w którym dochodzi do pierwszej związanej z nim czynności prawnej, sama jego realizacja ma przy tym swój harmonogram.

Jednocześnie warto podkreślić, że, pomimo jego istnienia, terminy poszczególnych zadań mogą, co do zasady, być swobodnie dopasowywane do bieżącej sytuacji. Jednocześnie należy pamiętać o składaniu raportów z realizacji projektu. Nie ma tu jednej zasady odnoszącej się do czasu ich dostarczania, przyjmuje się jednak, że powinno to następować nie rzadziej niż raz na trzy miesiące. Datą, która ma kolosalne znaczenie jest również ta, która odnosi się do zakończenia projektu. Tu warto wspomnieć, że mówi się o niej w dwóch aspektach. Pierwszy z nich odnosi się do realizacji działań orz do ponoszenia wydatków, we wniosku o dofinansowanie wskazany jest bowiem termin zakończenia procesu. Gdy mówimy o drugim aspekcie, należy zwrócić uwagę na to, że przypada na ostatnią czynność związaną z projektem. Najczęściej jest to przelew, który rozlicza dotację.