Jak poprawnie zrealizować projekt unijny?

Skorzystanie z finansowania oferowanego przez Unię Europejską często jest rewelacyjną propozycją dla każdego przedsiębiorcy, który chce sprawnie rozwijać swoją firmę, ale jednocześnie nie może pozwolić sobie na samodzielne pokrycie wydatków związanych z wieloma koniecznymi inwestycjami.

Z takiego wsparcia od momentu wstąpienia Polski do Unii Europejskiej skorzystało już mnóstwo przedsiębiorców w naszym kraju, co pozwoliło im na znaczne rozwinięcie swojej działalności. Warto zainteresować się tym nieco bliżej, choć jednocześnie trzeba pamiętać, że do otrzymania takich pieniędzy konieczne jest z naszej strony spełnienie szeregu wymogów.

Korzystanie z dotacji unijnych kojarzy się zarówno z dużą pomocą finansową, jak i ogromnymi i bardzo skomplikowanymi formalnościami. Trzeba przyznać, że w opinii tej jest sporo prawdy. Aby otrzymać wsparcie finansowe, należy najpierw rozpisać odpowiedni projekt. Większość przedsiębiorców obawia się właśnie tego etapu, ale w rzeczywistości jest to dopiero początek; sama realizacja rozpisanego przez siebie projektu może bowiem przynieść równie wiele, jeśli nie więcej, problemów. Jeżeli pojawią się tutaj jakiekolwiek nieprawidłowości, to być może okaże się, że późniejsze rozliczenie się ze wszystkich wydatków związanych z takim projektem będzie niemożliwe, a to z kolei sprowadzi na nas wiele problemów. Warto pamiętać, że nieprawidłowe rozliczenie się może nam odciąć drogę do otrzymania zwrotu wszystkich kosztów poniesionych w czasie realizacji projektu – to z kolei może być katastrofą finansową dla firmy.

Przygotowywanie dokładnej dokumentacji wszystkich prowadzonych przez siebie działań jest tu zatem niezwykle ważną sprawą; jedynie w taki sposób będziemy mieli pewność, że w rozliczaniu projektu w urzędzie nie wynikną jakiekolwiek nieprawidłowości. W momencie, kiedy składamy w urzędzie wniosek o dotację pojawia się u nas obowiązek dokładnego dokumentowania i księgowania wszystkich działań związanych z realizowanym przez nas projektem. Koniecznie trzeba również przestrzegać wszystkich przyjętych tutaj procedur, bowiem w przeciwnym wypadku urzędy będą nam robiły sporo problemów.

Warto z góry dowiedzieć się, jakie są najważniejsze wymagania stawiane tutaj przedsiębiorcom, bowiem od ich przestrzegania może zależeć cała przyszłość naszego projektu. Bardzo ważne jest przede wszystkim prawidłowe wybieranie wszystkich podwykonawców i dostawców towarów, niezbędnych przy realizowaniu projektu. Trzeba dokładnie udokumentować cały ten proces, aby wykazać, że do współpracy wybraliśmy rzeczywiście najkorzystniejszą dla nas ofertę i kierowaliśmy się tu wyłącznie dobrem projektu, a nie jakimikolwiek względami osobistymi. Istnieje zasada konkurencyjności, która musi być przestrzegana w przypadku zamówień o wartości przekraczającej 50 tysięcy złotych.

Jednym z podstawowych wymagań związanych z tą zasadą jest opublikowanie swojej oferty, przede wszystkim w elektronicznej Bazie Konkurencyjności. Jednym słowem, musimy zadbać tu o to, aby informacja o organizowanym przez nas przetargu była w jak największym stopniu dostępna i mogła dotrzeć do jak najszerszego grona potencjalnych wykonawców. Jakiekolwiek wydatki poniesione w związku z realizowaniem projektu muszą być dokładnie księgowane. Wszystkie środki, jakie na to przeznaczamy powinny być zazwyczaj przechowywane na osobnym rachunku bankowym, stworzonym właśnie do tego celu.

Dokumentacja składa się głównie z faktur wystawionych za zakupione produkty i usługi. Dobrze jest również gromadzić potwierdzenia zapłaty, które stanowią dowód tego, że przyznane nam środki wydaliśmy faktycznie na cele związane z projektem. Do kosztów realizacji projektu mogą zaliczać się również wynagrodzenia dla zatrudnianych w tym celu pracowników. W tym przypadku w dokumentacji muszą się znaleźć oczywiście ich umowy; dodatkowo potrzebne są dokumenty określające, jaki zakres obowiązków przyznaliśmy poszczególnym osobom. Czas, przez jaki musimy przechowywać taką dokumentację nie jest jednakowy – wszystko zależy od konkretnej dotacji. Nigdy nie należy jednak niszczyć oryginałów takich dokumentów, bowiem ich brak może sprowadzić na nas spore problemy nawet po wielu latach.