Okres trwałości - przegląd najważniejszych zagadnień

Wielu firmom wydaje się, że w momencie zrealizowania innowacyjnego biznesu, który otrzymał dotację unijną, kończą się ich obowiązki wobec instytucji, które udzieliły im wsparcia finansowego. Tymczasem okazuje się, że problem jest zdecydowanie bardziej złożony. Nie można zatem uciec od pytania o to, czym jest tak zwany okres trwałości i jaki ma związek ze zrealizowanym projektem.

Najprostsza definicja okresu trwałości mówi o nim jako o określonym z góry czasie, w ciągu którego niezbędne jest zachowanie w niezmienionej formie i wymiarze efektów zrealizowanego projektu. Gdy mamy do czynienia z projektami, które zostały współfinansowane z RPO WL w latach 2014-2020, okres ten wynosi zazwyczaj 5 lat. Warto pamiętać jednak, że w wyjątkowy sposób traktuje się mikro-, małe i średnie przedsiębiorstwa i w ich przypadku jest on skrócony do lat trzech.

Kolejnym terminem, który budzi wątpliwości jest ten, który dotyczy samych efektów. Mamy zatem do czynienia ze wskaźnikami projektu, których osiągniecie i utrzymanie zostało zadeklarowane we wniosku. Mogą być to, między innymi, zakupione dzięki dotacji maszyny oraz urządzenia, utworzone miejsca pracy oraz same innowacyjne produkty i usługi. W Internecie można zresztą zapoznać z ich pełną listą.

W praktyce oznacza to, że jeśli w ramach projektu założyliśmy, że jego plonem będzie produkt przyjmujący postać innowacyjnej linii technologicznej, trzy nowe miejsca pracy i jedna innowacja produktowa, musimy dbać o utrzymanie ich przez okres trwałości przedsięwzięcia. Nietrudno się domyślić, że samo utrzymanie również ma swoją definicję. Nie możemy zatem sprzedać maszyny, która współtworzy linię technologiczną. Oczywiście, istnieje możliwość jej wymiany, maszyna powinna być jednak zastąpiona taką, której parametry będą takie same lub lepsze.

Kontrowersje budzą też miejsca pracy, w okresie trwałości nie może się bowiem zmienić ich ilość. Nie inaczej sytuacja przedstawia się ze stanowiskiem, jeśli zostało ono stworzone przez nasz projekt. W okresie trwałości nie możemy doprowadzić do jego likwidacji nawet, jeśli sama firma nie poniesie strat z tego tytułu.

Kolejne pytanie, które może wywoływać dyskusję dotyczy tego, od kiedy należy liczyć okres trwałości. Na szczęście, przepisy są w tym wypadku precyzyjne i przewidują, że datą początkową jest w tym przypadku data ostatniej płatności przekazanej przez instytucję finansującą projekt. Oczywiście, może zdarzyć się i tak, że przepisy określające, na jakich zasadach udzielana jest pomoc publiczna, postawia przed nami ostrzejsze wymogi. W takiej sytuacji to one mają kluczowe znaczenie.

W tym miejscu warto zapytać o definicję daty płatności końcowej. Co do zasady jest nią data przelewu dokonanego na bankowy rachunek beneficjenta, choć możliwe jest również traktowanie w ten sposób daty zatwierdzenia wniosku o płatność końcową. Okres trwałości wiąże się również z określonymi obowiązkami. Tu kluczowe znaczenie ma konieczność przygotowywania sprawozdania lub oświadczenia, które pozwoli na ocenę zachowania trwałości projektu. Niczym zaskakującym nie powinny być również kontrole projektu przeprowadzane w czasie okresu trwałości.

Obowiązek zachowania trwałości jest wymogiem charakterystycznym dla wszystkich projektów, jego znaczenie jest jednak akcentowane przede wszystkim w odniesieniu do projektów infrastrukturalnych i inwestycyjnych, w tym tych, w których kupuje się sprzęt lub wyposażenie. W pewnych okolicznościach może jednak dojść do uchylenia obowiązku zachowania trwałości projektu. Z sytuacją taką mamy do czynienia wówczas, gdy firma zdecyduje się na ogłoszenie upadłości. Nawet w tym miejscu konieczne jest jednak poczynienie zastrzeżenia, upadłość ta nie może bowiem wynikać z tak zwanego oszukańczego bankructwa.

Warto też pamiętać, że samo naruszenie zasady trwałości może być wyjątkowo ryzykowne, zwykle wiąże się bowiem z koniecznością zwrotu tych środków, które zostały nam przyznane po to, aby zrealizować projekt. Niejednokrotnie jest on uzupełniany o odsetki liczone tak, jak w przypadku zaległości podatkowych.