Wniosek o dotację z Unii Europejskiej

Rośnie liczba osób, które starają się o otrzymanie dotacji z Unii Europejskiej. Od czego zacząć? Co trzeba wiedzieć?

1. Idea biznesu

Innowacyjność posiada przeróżny wydźwięk. Mimo to, w dzisiejszych czasach hasła tego używa się bardzo często. W biznesie jego znaczenie jest proste. Innowacyjność ma być tym, dzięki czemu możemy wyróżnić się w sposób szczególny na tle innych podmiotów. Stanowi ponadto podstawę wszelakich projektów, które ubiegają się o dofinansowanie. Wspólnota Europejska mówiąc najdelikatniej "nie przepada" za przeznaczaniem pieniędzy na projekty klasyczne, poprzez które podnoszona jest tylko siła przedsiębiorstw produkcyjnych, lub ciągłe bazowanie na starych technologiach.

Na dofinansowanie mogą liczyć osoby, które poprzez swoje pomysły będą mogły w znacznym stopniu zwiększyć poziom konkurencyjności firmy na rynku. Stąd też na samym początku trzeba zastanowić się, czy projekt o którego dofinansowanie będziemy się ubiegać, jest naprawdę innowacyjny. Zdarza się, że pieniądze z Unii Europejskiej zmuszają do wypatrywania rozwiązań, które wcześniej nie znajdowały się w orbicie upodobań.

W tym miejscu należy skorzystać z pomocy w postaci pozyskania opinii przede wszystkim osób związanych z sektorem naukowym, ekonomicznym, czy też centrów badawczo-rozwojowych. Można też wziąć pod uwagę zdanie dystrybutorów urządzeń. Każda z zapytanych osób na pewno przekaże nam swoją wiedzę, a tym samym będzie można uzyskać sporo cennych informacji. Wspólne obmyślanie i dzielenie się swoimi pomysłami w ramach tworzenia projektu może zaowocować nakreśleniem znakomitego planu oraz stworzyć nowe perspektywy w postaci pozyskania potencjalnych nabywców i nowych sfer działalności.

2. Kapitał na projekt

Znaczna część ogłaszanych konkursów w ramach których można uzyskać unijne dofinansowania nie posiada restrykcji związanych z historią obecności na rynku danej firmy. Sprawą najistotniejszą jest innowacyjna idea projektu, a także gwarancja źródeł jego finansowania. Brak spełnienia tego wymogu może stać się poważną przeszkodą w ramach ubiegania się o unijną pomoc. Wprowadzając projekt w życie można wykorzystać system zaliczek, co sprawi, że będzie można dostać większość przysługującego dofinansowania przed zrealizowaniem należności.

Należy pamiętać o tym, aby zapewnić finansowanie wkładu własnego. Obojętne czy będzie to pożyczka, leasing czy też kredyt bankowy. Musimy jednak dokonać wyboru podczas przygotowywania wniosku o dofinansowania. Może zdarzyć się sytuacja, że podczas starania się o pieniądze z Unii Europejskiej będziemy musieli załączyć dokument potwierdzający taką sytuację, np. promesy kredytowe/leasingowe itp. Stąd też dobrze jest już na samym początku realizowania projektu włączenie do niego instytucji finansowych. Najczęściej, polega to na przedstawieniu projektu konkretnym osobom, przekonania ich do współpracy, a później oczekiwaniu na decyzję.

3. Prośba o dofinansowanie

Dokument wniosku jest zawsze upowszechniony poprzez odpowiednie organy przyznające unijne fundusze. Zwykle można go otrzymać wraz z instrukcją jak poprawnie go wypełnić. Jest to duże udogodnienie, bowiem dla wielu osób wydaje się on być bardzo skomplikowany. Jednak rzeczywistość jest na szczęście zupełnie inna. Ostatnio duża ilość organizacji, które przyznają fundusze wprowadziło w życie tzw. generatory wniosków o dofinansowanie. Dzięki tym aplikacjom można wypełnić kwestionariusz, który jest generowany jako plik z możliwą opcją wydruku. Istnieje też możliwość podpisu elektronicznego, za pomocą podpisu kwalifikowanego.

Aby dobrze wypełnić wniosek trzeba koniecznie dobrze go przeczytać i zrozumieć wszelkie zasady, które dotyczą przyznawania dofinansowań. Większość tych informacji można znaleźć w regulaminie, ale także w instrukcjach i wytycznych ogłaszanych przez konkretne podmioty. Uzupełnianie wniosku, jak również biznes planu i załączników to w znacznej mierze odpowiadanie na kolejne pytania. Oczywiście, odpowiedzi muszą być dokładne, dlatego dobrze jest poznać instrukcję, aby wiedzieć jakich informacji musimy udzielić. Jeśli przy którymś pytaniu pojawią się wątpliwości co do odpowiedzi, to lepiej pozostawić to miejsce puste i skontaktować się z podmiotem, który udziela danego typu dofinansowania, bowiem mają oni obowiązek udzielać tego typu informacji i wyjaśnień. 

Część instytucji organizuje szkolenia z tego zakresu. Podczas uzupełniania wniosku, biznes planu oraz załączników należy uważać, aby nie udzielać odpowiedzi nie mających związku z pytaniami, oraz nie powtarzać tych samych fragmentów w kilku lub kilkunastu miejscach. Nie jest to oczywiście błąd, jednak wówczas jakość projektu będzie znacznie niższa, zaś osoby, które będą czytać i rozpatrywać wniosek mogą poczuć umysłowy dyskomfort.

4. Budżet

Jest to jedna z najważniejszych, a kto wie czy nie najważniejsza część projektu. Określa plan finansowy projektu, a tym samym to ile będziemy potrzebowali pieniędzy na jego rozkręcenie. Musi on być całkowicie spójny z naszą ideą i musi odpowiadać na zadania przez nas założone. Przygotowanie dobrego budżetu jest to bardzo pracochłonne zadanie, podczas którego niejednokrotnie będą nas nachodzić przeróżne wątpliwości. Wymagania unijne nakładają na nas w tym zakresie trudne zadania.

Należy być przygotowanym na to, że ostateczną decyzję dotyczącą udzielenia dofinansowania poznamy po 4, a nawet 6 miesiącach od chwili złożenia wniosku o dotacje z Unii Europejskiej. Dlatego też już na samym początku trzeba wiedzieć, jakie przedmioty, czy też maszyny będą nam potrzebne do realizowania projektu i jak drogi będzie ich zakup. Jest to bardzo istotne, bowiem po otrzymaniu pieniędzy wszelkie zmiany są niezwykle trudne do zrealizowania, a zwiększenie poziomu dofinansowania jest niemożliwe. Stąd też już na dzień dobry trzeba być po słowie z osobami, które będą dostarczać nam urządzenia lub oprogramowania.

5. Biznes Plan

Teraz czas na omówienie najważniejszego dokumentu, w którym zawarty jest opis działalności jaką prowadziliśmy do tej pory, a także dokładny plan naszego projektu. Zawarte w nim musi być również dalsza prognoza rozwoju firmy po jego zrealizowaniu. Tak właśnie powinien wyglądać Biznes Plan. Tego typu dokument różni się bardzo od biznes planu, który musi zostać sporządzony np. aby otrzymać kredyt w banku. Ma on swoje dwa główne punkty.

Pierwszym jest analiza rynku, na którym zamierzamy działać, zaś drugim analiza finansowa całego przedsięwzięcia. Pierwszy z nich musi zawierać narzędzia analizy strategicznej. Są nimi m.in. analiza otoczenia konkurencyjnego (sektory), ocena pozycji strategicznej przedsiębiorstwa (analiza SWOT), analiza otoczenia globalnego – makro otoczenia, analizę potencjału przedsiębiorstwa (m.in. dzięki narzędziom takim jak bilans strategiczny przedsiębiorstwa, analiza łańcucha wartości dodanej, analiza kluczowych czynników sukcesu). Wszystko po to, abyśmy mogli ocenić prawdziwe szanse na sukces naszego przedsięwzięcia, ale również po to, aby dogłębnie zapoznać się z niebezpieczeństwami, jakie mogą zdarzyć się podczas realizacji projektu. Wówczas zdobędzie się doskonałą wiedzę, która pomoże w organizowaniu całego przedsięwzięcia.

6. Analiza finansowa

Ważne jest też to, aby przygotować odpowiednią i dokładną analizę finansową (prognoza finansowa) naszego projektu. Jest to istotny punkt w skuteczności rozkręcania przedsięwzięć. Prognoza wyników finansowych powinna opierać się na danych z co najmniej 2 ostatnich lat. Musi również zawierać okres realizacji projektu, jak również okres minimum 3 lat po jego zakończeniu. W tego typu założeniach należy zwrócić uwagę na dotychczasową działalność firmy oraz teoretyczne koszty i planowane przychody, które mają wynikać z realizacji naszego przedsięwzięcia.

Projekty finansowanie z Unii Europejskiej z reguły są nastawione na zysk. Bardzo często zdarza się, że ocena zysków jakie będą czerpane dzięki wprowadzeniu w życie projektu jest warunkiem koniecznym, aby otrzymać dofinansowanie. Trzeba jednak odnaleźć równowagę pomiędzy scenariuszami optymistycznym i pesymistycznym bowiem wskaźniki finansowe zazwyczaj są traktowane jako konieczność dla firmy do ich osiągnięcia. Nie jest wskazane zatem zbyt optymistyczne obliczanie teoretycznych zysków z projektu, zaś po kilku latach nie będzie szans na ich udokumentowanie. Tym samym przyjdzie nam się zmierzyć ze sporym problemem.