Zaproszenie EACEA/32/2015 było jednym z wyspecjalizowanych naborów zarządzanych przez Agencję Wykonawczą ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego (EACEA) w ramach programu Erasmus+. Jego celem było zapewnienie dotacji operacyjnych europejskim organizacjom pozarządowym i ogólnounijnym sieciom działającym w obszarze kształcenia, szkolenia i pracy z młodzieżą. Poniżej znajdziesz opis celów zaproszenia, wymagań wobec wnioskodawców, zakresu działań kwalifikowalnych oraz aktualnych odpowiedników tego instrumentu, które funkcjonują w perspektywie finansowej 2021-2027.

Spis treści

1. Cel zaproszenia i charakter dotacji operacyjnej
2. Cztery cele ogólne zaproszenia EACEA/32/2015
3. Kto mógł złożyć wniosek?
4. Jakie działania były finansowane?
5. Jak działał mechanizm FPA i SGA?
6. Kryteria oceny wniosków
7. Aktualny odpowiednik - Civil Society Cooperation w Erasmus+ 2021-2027
8. Najczęstsze pytania

Cel zaproszenia i charakter dotacji operacyjnej

Zaproszenie EACEA/32/2015 zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym UE nr C338/5 z dnia 13 października 2015 r. Termin składania wniosków upływał 26 listopada 2015 r. o godzinie 12:00 czasu brukselskiego. Wnioski przyjmowała EACEA jako podmiot zarządzający zaproszeniem w ramach bezpośredniego zarządzania środkami Erasmus+.

Dotacja operacyjna różni się od dotacji na działania projektowe. Nie finansuje jednego konkretnego projektu, ale roczny plan pracy całej organizacji lub jego wyodrębnioną część. Oznacza to, że beneficjent otrzymuje ogólne wsparcie strukturalne na prowadzenie działań statutowych, które służą strategicznym celom polityki UE. Dotacje operacyjne są zawsze przyznawane jednemu podmiotowi - nie konsorcjum, jak to ma miejsce w przypadku standardowych grantów na działania.

Mechanizm ten jest szczególnie istotny dla europejskich organizacji pozarządowych, które prowadzą działalność nienastawioną na zysk w obszarze edukacji, szkoleń i pracy z młodzieżą, ale nie realizują jednorazowych projektów, lecz ciągłe programy rzecznicze, sieciujące i upowszechniające.

Cztery cele ogólne zaproszenia EACEA/32/2015

Zaproszenie precyzowało cztery główne obszary, które powinny być widoczne w planach pracy, działaniach i wynikach organizacji ubiegającej się o dofinansowanie.

Zwiększenie wiedzy o europejskich agendach politycznych

Organizacja powinna przyczyniać się do podnoszenia świadomości zainteresowanych stron - w szczególności młodzieży, osób pracujących z młodzieżą i podmiotów sektora edukacji - na temat europejskich polityk w dziedzinie kształcenia, szkolenia i młodzieży. W kontekście zaproszenia z 2015 r. obejmowało to takie instrumenty, jak strategia "Europa 2020", strategia "Kształcenie i szkolenie 2020" (ET 2020), proces boloński, proces brugijsko-kopenhaski oraz strategia UE na rzecz młodzieży.

Zwiększenie zaangażowania i współpracy z władzami publicznymi

Drugi cel dotyczył wzmocnienia współpracy organizacji pozarządowych z administracją publiczną przy wdrażaniu reform i polityk w dziedzinie edukacji i szkoleń. W szczególności chodziło o uczestnictwo we wdrażaniu zaleceń dla poszczególnych krajów, wydawanych w ramach europejskiego semestru. Cel ten podkreślał rolę organizacji społeczeństwa obywatelskiego jako pomostów między poziomem europejskim a krajowymi systemami edukacji i pracy z młodzieżą.

Zwiększenie uczestnictwa zainteresowanych stron

Trzeci obszar dotyczył aktywizacji i angażowania zainteresowanych stron - przede wszystkim samej młodzieży - w procesy związane z kształceniem, szkoleniem i polityką młodzieżową. Organizacja powinna wykazać, w jaki sposób planuje dotrzeć do większej liczby odbiorców, w tym do grup z mniejszymi szansami, i zwiększyć ich aktywny udział.

Upowszechnianie wyników polityki i programu

Czwarty cel obejmował zaangażowanie organizacji w szerokie rozpowszechnianie dobrych praktyk, wyników projektów i działań politycznych - zarówno wśród własnych członków, jak i poza strukturami organizacji. To zadanie nadawało dotacjom operacyjnym wyraźny wymiar mnożnikowy: finansowany podmiot miał działać jako pośrednik informacyjny między instytucjami unijnymi a końcowymi odbiorcami polityk.

Wszystkie cztery cele musiały być wyraźnie odzwierciedlone w dokumentach planistycznych organizacji oraz w zaplanowanych działaniach i mierzalnych wynikach.

Kto mógł złożyć wniosek?

Zaproszenie było skierowane do dwóch kategorii organizacji:

• Europejskie organizacje pozarządowe (ENGO) w dziedzinie kształcenia i szkolenia lub w dziedzinie młodzieży - organizacje o rzeczywiście europejskim zasięgu, z aktywnymi strukturami w wielu krajach programu Erasmus+.
• Ogólnounijne sieci działające w wymienionych obszarach - sieci skupiające organizacje z państw członkowskich UE, zdolne do prowadzenia działań o skali europejskiej.

Wnioskodawca musiał być podmiotem niekomercyjnym i pozarządowym, zarejestrowanym w jednym z krajów uczestniczących w programie Erasmus+. Warunkiem koniecznym było posiadanie stabilnego i wystarczającego zaplecza finansowego do realizacji planu pracy i wniesienia własnego wkładu w koszty projektu.

Spod zaproszenia wyłączone były Narodowe Agencje Erasmus+ oraz organizacje, których skład członkowski w co najmniej dwóch trzecich stanowią Narodowe Agencje. Ograniczenie to miało zapobiec sytuacji, w której dotacje operacyjne trafiałyby do podmiotów, które i tak są finansowane przez program w innym trybie.

Każdy wnioskodawca mógł złożyć tylko jeden wniosek w ramach danego zaproszenia.

Jakie działania były finansowane?

Dotacja operacyjna pokrywała szeroki zakres działań statutowych wnioskodawcy, pod warunkiem że wpisywały się w cztery cele ogólne zaproszenia. Do typowych działań kwalifikowanych należały:

• Inicjatywy i wydarzenia służące rozwijaniu bazy członkowskiej ENGO lub sieci.
• Działania informacyjne, upowszechniające i promocyjne - seminaria, warsztaty, kampanie, spotkania, debaty publiczne, konsultacje - dotyczące priorytetów polityki UE w dziedzinie młodzieży, kształcenia i szkolenia.
• Działania na rzecz promowania programów UE, w szczególności Erasmus+ i Europejskiego Korpusu Solidarności, jako instrumentów wspierających priorytety polityczne.
• Działania rzecznicze i współpracy służące zwiększeniu wpływu polityki na grupy docelowe, sektory i systemy.

Wszystkie działania powinny przyczyniać się do poszerzenia zasięgu organizacji wobec młodych ludzi i zapewnienia różnorodności głosów - w tym dotarcia do młodzieży z mniej uprzywilejowanych środowisk, spoza tradycyjnych struktur organizacji młodzieżowych.

Jak działał mechanizm FPA i SGA?

Dotacje operacyjne w ramach podobnych zaproszeń EACEA były i są przyznawane w oparciu o dwuetapowy mechanizm umów. Zrozumienie tego podziału jest ważne dla organizacji planujących aplikację w aktualnych edycjach tego instrumentu.

Ramowa umowa o partnerstwie (Framework Partnership Agreement, FPA) to wieloletnie narzędzie współpracy. Ustanawia ono ramy dla regularnych lub cyklicznych dotacji w tym samym obszarze działań. FPA nie przyznaje finansowania bezpośrednio, ale stanowi warunek konieczny do ubiegania się o kolejne dotacje szczegółowe. Beneficjenci FPA są wyłaniani w standardowej procedurze oceny, a następnie zapraszani do składania wniosków o dotacje szczegółowe w trybie zamkniętym.

Szczegółowa umowa o grant (Specific Grant Agreement, SGA) to roczna umowa obejmująca plan pracy organizacji na dany rok. Organizacje aplikujące po raz pierwszy muszą złożyć oba formularze - FPA i SGA - jednocześnie. Terminy ich składania są zwykle zbliżone, ale odrębne.

Element	FPA - Ramowa umowa o partnerstwie	SGA - Szczegółowa umowa o grant
Charakter	Wieloletnia umowa ramowa	Roczny plan pracy i budżet
Zakres finansowania	Nie przyznaje środków bezpośrednio	Określa konkretną kwotę dotacji na rok
Wymaganie dla nowych wnioskodawców	Obowiązkowe do złożenia przy pierwszej aplikacji	Obowiązkowe równocześnie z FPA
Zarządzanie	EACEA	EACEA
Forma aplikacji	Portal Funding & Tenders (Część A + Część B)	Portal Funding & Tenders (Część A + Część B)
Liczba beneficjentów w umowie	Jeden podmiot (mono-beneficiary)	Jeden podmiot (mono-beneficiary)

Kryteria oceny wniosków

Wnioski złożone w ramach zaproszeń EACEA na dotacje operacyjne są oceniane według trzech bloków kryteriów. Znajomość tych kryteriów i ich wag pozwala lepiej zaplanować treść dokumentacji aplikacyjnej.

Trafność - do 30 punktów, próg wymagany 15

Eksperci oceniają, w jakim stopniu plan pracy organizacji odpowiada celom zaproszenia oraz priorytety działalności organizacji pokrywają się z celami polityki UE w obszarze kształcenia, szkolenia lub młodzieży. Ważne jest wykazanie, że cele ogólne zaproszenia są naprawdę zakorzenione w statucie i strategii organizacji, a nie jedynie deklarowane na potrzeby wniosku.

Jakość projektu - do 50 punktów, próg wymagany 25

Najważniejszy blok. Obejmuje ocenę jakości planu pracy - konkretnych działań, harmonogramu, wskaźników, spójności między celami a przewidywanymi rezultatami. Oceniający sprawdzają również jakość zarządzania organizacją, kompetencje kluczowych osób zaangażowanych w realizację działań (weryfikowane na podstawie życiorysów) oraz zdolność do monitorowania i ewaluacji postępów.

Oddziaływanie - do 20 punktów, próg wymagany 10

Trzeci blok ocenia, jak szeroko i trwale zaplanowane działania wpłyną na grupę docelową, sektor lub system. Eksperci sprawdzają, czy plan upowszechniania wyników jest realistyczny i czy organizacja ma zdolność do dotarcia do dużej liczby zainteresowanych stron na poziomie europejskim, krajowym, regionalnym lub lokalnym.

Nieosiągnięcie progu punktowego w jakimkolwiek z trzech bloków skutkuje odrzuceniem wniosku, niezależnie od łącznej liczby punktów.

Aktualny odpowiednik - Civil Society Cooperation w Erasmus+ 2021-2027

Mechanizm dotacji operacyjnych dla organizacji pozarządowych w obszarze młodzieży jest kontynuowany w perspektywie finansowej 2021-2027. Instrument ten funkcjonuje pod nazwą "Civil Society Cooperation in the field of Youth" (Współpraca społeczeństwa obywatelskiego w dziedzinie młodzieży) i jest zarządzany przez EACEA jako oddzielny nabór - poza corocznym ogólnym zaproszeniem Erasmus+.

Obecne zaproszenia - np. ERASMUS-YOUTH-2023-CSC-OG-FPA i ERASMUS-YOUTH-2023-CSC-OG-SGA - zachowują tę samą logikę co EACEA/32/2015: dotacja operacyjna, ENGO lub sieć ogólnounijna, mechanizm FPA+SGA. Jednocześnie zakres celów ogólnych został zaktualizowany zgodnie z nową strategią UE na rzecz młodzieży i czterema priorytetami horyzontalnymi Komisji Von der Leyen, osadzonymi w programie Erasmus+:

• Inkluzja i różnorodność - docieranie do młodzieży z mniejszymi szansami i zapewnienie różnorodności głosów.
• Transformacja cyfrowa - edukacja cyfrowa, kompetencje medialne, nowe formy uczestnictwa z wykorzystaniem kanałów cyfrowych.
• Środowisko i walka ze zmianami klimatu - ekologiczne postawy i działania.
• Uczestnictwo w życiu demokratycznym - aktywność obywatelska, wolontariat, dialog z decydentami.

Organizacje zainteresowane dotacjami operacyjnymi w obszarze młodzieży powinny śledzić nowe zaproszenia na stronie EACEA oraz na platformie Funding & Tenders Opportunities Portal (FTOP), ponieważ terminy naborów i numery zaproszeń zmieniają się z każdą nową perspektywą budżetową. Program Erasmus+ na lata 2021-2027 dysponuje budżetem 26,2 miliarda euro, a wsparcie dla organizacji społeczeństwa obywatelskiego pozostaje jednym z jego wyróżników.

Najczęstsze pytania

Czym jest dotacja operacyjna i czym różni się od dotacji na projekt?

Dotacja operacyjna (operating grant) to wsparcie ogólnego funkcjonowania organizacji, a nie konkretnego projektu. Pokrywa część rocznego budżetu operacyjnego podmiotu realizującego działania zgodne z celami polityki UE. Dotacja na projekt (action grant) finansuje z kolei konkretne, z góry zdefiniowane działania z wyraźnymi produktami i harmonogramem. Dotacje operacyjne są zawsze przyznawane jednemu podmiotowi - nie konsorcjum.

Czy polska organizacja pozarządowa mogła aplikować w ramach EACEA/32/2015?

Tak, pod warunkiem że była europejską organizacją pozarządową lub należała do ogólnounijnej sieci - to znaczy prowadziła faktyczną działalność w kilku krajach uczestniczących w programie Erasmus+, nie tylko w Polsce. Krajowe organizacje NGO działające wyłącznie na rynku polskim nie kwalifikowały się jako wnioskodawcy, chociaż mogły być partnerami działań lub członkami sieci.

Ile wynosi poziom dofinansowania w dotacjach operacyjnych EACEA?

Zazwyczaj dotacje operacyjne pokrywają do 80% kwalifikowalnych kosztów rocznego planu pracy. Organizacja musi zapewnić co najmniej 20% wkładu własnego - finansowego lub rzeczowego, zgodnie z zasadami określonymi w dokumentacji danego zaproszenia. Szczegółowe stawki i limity określa każde zaproszenie odrębnie.

Co należy dołączyć do pakietu aplikacyjnego?

Kompletny pakiet aplikacyjny składa się z dwóch części. Część elektroniczna to formularz (eForm lub formularz FTOP) zawierający dane administracyjne organizacji (Część A) oraz opis techniczny planu pracy (Część B). Do pakietu dołącza się obowiązkowe załączniki: deklarację honorową, dokumenty rejestracyjne organizacji, statut, dokumenty finansowe oraz życiorysy kluczowych osób zaangażowanych w działania. W przypadku FPA wymagane jest również memorandum porozumienia, jeśli w realizację zaangażowane są inne organizacje.

Jak znaleźć aktualne zaproszenia będące następnikami EACEA/32/2015?

Aktualne zaproszenia EACEA na dotacje operacyjne w dziedzinie młodzieży są publikowane na platformie Funding & Tenders Opportunities Portal (FTOP) pod adresem ec.europa.eu/info/funding-tenders. Warto ustawić alert na słowa kluczowe "Civil Society Cooperation Youth" lub "CSC-OG". Informacje o nowych naborach pojawiają się też na stronie Komisji Europejskiej erasmus-plus.ec.europa.eu oraz w newsletterach EACEA.

Czy zaproszenie EACEA/32/2015 jest nadal aktywne?

Nie. EACEA/32/2015 było zaproszeniem dla perspektywy finansowej 2014-2020 i jego nabór zakończył się 26 listopada 2015 r. Instrument ten jest kontynuowany w perspektywie 2021-2027, ale pod innymi numerami zaproszeń i z zaktualizowanymi celami. Organizacje zainteresowane tym mechanizmem powinny szukać aktualnych zaproszeń na platformie FTOP.

Czy organizacja może ubiegać się o inne granty Erasmus+ równocześnie z dotacją operacyjną?

Tak, ale z ograniczeniami. Otrzymanie dotacji operacyjnej może wpłynąć na możliwość zaliczania kosztów pośrednich w formie ryczałtu w innych grantach UE. Szczegóły reguluje Annotated Grant Agreement (AGA) Komisji Europejskiej - przed złożeniem równoległych wniosków warto zweryfikować zasady kumulowania finansowania.

Organizacje planujące aplikacje o środki europejskie w obszarze młodzieży i społeczeństwa obywatelskiego powinny monitorować aktualne harmonogramy zaproszeń EACEA z odpowiednim wyprzedzeniem. Przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej do dotacji operacyjnej - planu pracy, wskaźników rezultatów, analizy finansowej - wymaga czasu i doświadczenia w pracy z systemami aplikacyjnymi Komisji Europejskiej.